堺市立サッカー・ナショナルトレーニングセンターの施設利用者からお預かりする個人情報の取り扱いに関し、J-GREEN堺ドリームパートナーズ（以下｢弊グループ｣）は、以下のプライバシーポリシーに基づいて、個人情報保護のためのスキームを確立し、継続的な改善を加えていきます。弊グループは、このプライバシーポリシーに従って、個人情報の適正な取り扱いと安全管理に努め、本施設利用者からの信頼に応えてまいります。なお、弊グループは、このプライバシーポリシーを従業員に周知させることに努めます。
運用開始日：令和7年4月1日
原則
個人情報とは、”生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの”のことです。他の情報と照合することができ、それにより特定の個人を識別することができるようになるものも含みます。
個人情報が不適切に取り扱われた場合、個人の権利・利益を侵害するおそれがあります。社会の情報化に適切に対処し、施設利用者など個人の不安感を取り除き、権利・利益の侵害を防止するために、個人情報保護が必要となります。
すべてのスタッフが個人情報を保護します。
特に受付担当など利用者と直接個人情報の受け渡しを行うスタッフは注意いたします。
個人情報の利用
取得した個人情報をもとに、ご本人に連絡を取ったり、情報発信(email、郵送など)する場合には、利用目的の範囲内で利用することに注意します。
・個人情報を利用するとは次のような行為のことです。
・スクール・イベントなどの必要事項を連絡
・雨天時の施設利用について連絡
・施設で開催されるイベントのDMやチラシを郵送 など
個人情報の第三者提供
個人情報を業務委託先に提供する場合は、本人からの事前の同意は必要ありませんが、「業務委託契約」において個人情報保護について明記し、業務委託契約を締結する場合は所定のひな型を使用する。
個人情報を指定管理者グループ（共同事業体）で共同利用する場合は、必ず本人から事前の同意を得て、利用目的記載欄に指定管理者グループ（共同事業体）にて個人情報を共同利用することを明記します。
個人情報の保管
紙媒体(利用許可申請書など)
・鍵のかかる書棚にて施錠保管
・営業時間終了後は鍵付ロッカーに保管
電子媒体(スクール名簿などのエクセルデータ)
・パスワードを設定し、USBなど外部記憶媒体に保存し、金庫など鍵のかかる場所にて施錠保管
・パスワードは定期的に変更
・電子媒体の利用者がノーツ使用者のみの場合、ノーツの「個人情報保管DB」にて管理
個人情報の持ち出し
・原則として、紙媒体、電子媒体に関わらず、個人情報は、無断での外部持ち出しは禁止
・個人情報を外部に持ち出す場合は、いつ、誰が、どこに持ち出すなど管理台帳で管理
個人情報の廃棄
・個人情報を利用しなくなった場合は、紙媒体はシュレッダー廃棄、電子媒体は復元不可能な方法により廃棄
・指定管理者として管理している公共施設の個人情報は指定管理期間中は保管
・指定管理期間終了後、行政所管局の担当者に廃棄の可否を確認のうえ廃棄
個人情報開示請求への対応について
・行政機関で定められた個人情報開示請求に基づき開示の請求を受けたときは、行政担当者の指示に従い開示請求に応じる。
・（一般的には）行政所定の「開示・訂正・利用停止請求書」を記載のうえ、所定の行政窓口に提出するよう案内
・受付フロントにてご本人の個人情報を開示するよう要求を受けたときは、行政担当者の指示に従い、本人確認書類（身分証明書等）を提示頂いたうえで、落ち着いて冷静に開示請求に応じる。
・警察から捜査協力依頼、情報提供依頼を受けたときは、『捜査関係事項照会書』の書面による提出を依頼
・これは、警察へのなりすまし事故の防止策として、また、個人情報保護法上の目的外利用の禁止の除外要件を確認するために必要なもの